制度有指導意義，根據制度做事可以避免犯一些低級、不必要的錯誤。要怎么寫檔案管理制度模板呢？下面給大家分享一些檔案管理制度模板，供大家參考。

檔案管理制度模板篇1

為嚴肅工作紀律,規范工作人員請銷假程序并準確計發薪酬，確保企業正常工作的開展制定本辦法。

一、本辦法的使用范圍

本辦法適用于所有人力資源ERP系統(或緊密外包備案系統)的人員

二、請銷假制度

(一)、請假

工作人員因各種原因無法正常出勤的，應由本人向提出書面請假申請，經所在部門主任或班長簽字，主管領導批準，由員工本人交綜合部備案后方可開始休假。

1、病假：

因病或非因工負傷應給予一定的醫療期限(指工作人員因患病或非因工負傷停止工作治病休息不得解除勞動合同的時限)，其醫療期標準為：

A、實際工作年限10年以下(不含10年，“以下”不含本數，下同)本單位工作年限5年以下的為3個月，5年以上(“以上”含本數，下同)的為6個月

B、實際工作年限10年以上，在本單位工作年限5年以下的為6個月;5年以上10年以下的為9個月;10年以上的15年以下的為12個月;15年以上20年以下的為18個月;20年以上的為24個月。

C、對患有特殊疾病(如癌癥、血液病、精神病、癱瘓等)的員工，在24個月內尚不能痊愈的，經所在單位研究，可以適當延長醫療期。

D、醫療期的計算標準為：醫療期3個月的，按6個月內累計病休的時間計算;醫療期6個月的，按12個月內累計病休的時間計算;醫療期9個月的，按15個月內累計病休的時間計算;醫療期12個月的，按18個月內累計病休的時間計算;醫療期18個月的，按24個月內累計病休的時間計算;醫療期24個月的，按30個月內累計病休的時間計算。

E、醫療期的計算從病休的第一天開始，累計計算。

F、員工因病或非因工負傷停止工作且其休假在6個月以內者(短期病假)，按其連續工齡長短發給病、傷假期固定工資。其標準為：連續工齡不滿5年者，為本人現行固定工資的60%;滿5年不滿10年者，為本人現行固定工資的70%;滿10年不滿15年者，為本人現行固定工資的80%;滿15年不滿20年者，為本人現行固定工資的90%;滿20年以上者，為本人現行固定工資的100%。

G、員工因病或非因工負傷停止工作且其休假在6個月以上者(長期病假)，按其連續工齡長短改發病、傷救濟費。其標準為：連續工齡不滿5年者，為本人現行固定工資的55%;滿5年不滿10年者，為本人現行固定工資的60%;滿10年不滿15年者，為本人現行固定工資的65%;滿15年不滿20年者，為本人現行固定工資的70%;滿20年以上者，為本人現行固定工資的75%。

H、病、傷假期固定工資或病、傷救濟費低于當地最低固定工資標準80%的，按當地最低固定工資標準80%執行。

I、員工獲得全國及省級勞動模范和部隊軍級以上單位授予戰斗英雄稱號，并一直保持其榮譽的，因病或非因工負傷停止工作醫療期間，不分工齡長短，6個月以內固定工資照發;6個月以上的病、傷救濟費，按本人現行固定工資的75%發給。

J、各單位要建立長期病休員工健康跟蹤制度，視情況定期家訪或陪同到指定醫療機構復查，以了解健康恢復情況，及時通知已恢復勞動力的員工按時復工;對于不勝任原工作崗位的，可適當調整工作。

1)零星病假月累計5個工作日以內的，固定工資照發，績效工資按休假工作日數扣除;

2)超過5個工作日的，固定工資發放標準按假期管理辦法薪酬待遇標準執行。

3)零星病假月累計超過5個工作日以上的，免當月績效。

4)工作人員請病假應提供的相應證明：

因病或非因工負傷，申請一天以上五天以下(含五天)休假的，應提供醫生出具的休息證明(指縣級及以上級別醫院開具的證明，其它醫院只承認急癥初診證明。)、一個月內累計申請休病假超過五天的需提供醫院醫生出具的休息證明(指三甲醫院開具的證明)書面診斷病例記錄、化驗單等相關檢查診斷檢查樣本、治療、藥品收費單據等。

2、事假：

工作人員事假按照實際休假工作日發本人固定工資，(除特殊情況外，工作人員年度累計請事假一般不得超過20天)。

3、年休假：員工連續工作1年以上的，享受年休假。

⑴休假天數：員工累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天;已滿10年不滿20年的，年休假10天;已滿20年的，年休假15天。

⑵工作人員有下列情形之一者，不享受當年的年休假：

1)工作人員因長期培訓等原因享受寒暑假，其休假天數多于年休假天數的;

2)累計工作滿1年不滿10年的工作人員，1個自然年度請病假累計2各月以上的;

3)累計工作滿10年不滿20年的工作人員，1個自然年度請病假累計3個月以上的;

4)累計工作滿20年以上的工作人員，1個自然年度請病假累計4個月以上的;

當年已經享受年休假后再出現上述第2,3,4項情形的，下一年度不再安排年休假;

⑶員工參加本單位或上級單位組織的療休養，按療休養實際天數沖減年休假，超出年休假天數的，不作跨年度沖減。員工參加榮譽性療養(如獻血、勞動模范)，不沖減年休假。

婚假，產假假期以及因工傷停工留薪期間不計入年休假假期。

(二)銷假

工作人員假期期滿，應及時辦理銷假，返回工作崗位。因客觀情況確需續假時，應事前書面申請，經分公司綜合部批準后方可延續假期。未辦理續假手續，或續假未經批準，逾期不到崗的視為曠工。曠工超過半個工作日的，按休假工作日數扣發基本工資，停發當月績效工資。工作人員未經領導批準擅自離開工作崗位，后又要求復崗的，需要員工本人到綜合部報到，部門主任不能擅自決定復崗請求。

(三)、其他規定

1、員工請假應有本人辦理，確實本人不能辦理的，經具有審批權限的領導同意后，可委托他人代辦

2、因病或非因工負傷休假，應在工作所在地休假，未經領導批準擅自離開工作所在地的，發生一切事故均由個人承擔。

3、員工休假期間要留有隨時與公司保持聯系的通信方式，遇有重大事件發生，要按照公司要求到崗工作。

4、員工休假超過三天以上的，休假前必須將其在休假期間的重點工作向交叉崗位進行交接，以確保休假期間單位工作正常開展

5、員工提出休假申請時,該員工的工作由該單位自行調劑解決，特殊情況向綜合部提出用人申請。

6遇有下列情況按曠工處理

⑴未請假或請假未經批準而不到崗的

⑵假期已滿未履行續假或未經批準超假的

⑶不服從工作調動和工作分配，按規定時限不到崗的

⑷弄虛作假取得各類假期的

⑸工傷、病假、事假人員在休假期間從事與休假事由不符的

⑹弄虛作假取得出勤記錄的

年累計曠工超過十五天(含)，按自愿辭職處理

三、考勤制度

每天上下班必須有出勤指紋記錄，如有培訓，外出開會等特殊情況無法正常按指紋上下班者，需由部門主任提前告知綜合部勞資。綜合部每月將根據指紋機提取數據進行考勤，對少于正常出勤的工作人員，如無休假申請或部門主任的提前告知，將按曠工處理。如有工作人員指紋有問題，無法正常按指紋，請及時與綜合部聯系，以免影響工作人員出勤統計情況。

工作人員上下班嚴格按照作息時間執行(營業廳人員作息時間：上午8:00-下午18:00;其他部門人員作息時間：上午8:30-12:00，下午14:00-17:30)，每出現一次遲到或早退情況(遲到或早退30分鐘以內)，將處以5元的罰款，第二次遲到罰金翻倍，依次遞增。只有上班指紋無下班指紋或只有下班指紋無上班指紋算遲到或早退半天，每出現一次將處以50元罰款，罰款從績效工資中扣除。

在遵守國家有關規定的前提下，有加班安排的月份考勤，以指紋機提取的出勤數據為準。加班時間要求員工上下班都有指紋記錄，只有一次指紋記錄的視為半天加班處理，無指紋記錄的視為無加班處理。部門主任以綜合部核準后的加班審批表提交總經理簽字審批，并將總經理簽字后的加班審批表交綜合部勞資處，與當月考勤表一并存檔備查。

四、員工出勤情況統計將計入年終員工綜合測評;

五、未盡事宜按上級文件執行。

檔案管理制度模板篇2

為加強事業單位登記檔案管理工作，促進檔案管理的規范化和標準化，根據《中華人民共和國檔案法》和《事業單位登記管理暫行條例》的有關規定，特制定本制度：

1、檔案室實行專人、專柜、專室、集中統一管理，切實做好防火、防盜、防蛀、防鼠咬、防爛、防潮、防塵、防光工作。

2、事業單位登記管理人員在檔案的收集、整理、保管、統計、利用及信息開發與管理，應建立檔案數據庫，做到帳目與實物相符。

3、檔案載體與書寫材料應符合耐久性要求和有關技術標準，嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆書寫材料、數據填寫一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整，不得潦草。

4、事業單位登記管理的設立(備案)、變更、注銷(備案)登記、年檢等文件材料應收集及時、整理、歸檔，不得遺漏、丟失。

5、按照檔案管理規范化要求，資料存放整齊、編排有序、內容數據填寫準確規范。

6、檔案區分全宗，按類別一一登記，分類整理成相對獨立的保管單位，嚴禁將兩個或兩個以上單位的登記管理檔案的文件材料合并為一盒。

7、外來人員查閱檔案應嚴格執行《保密法》和有關保密規定，并履行登記手續，嚴禁對檔案勾劃、涂改、標記號、折疊、抽取、污損、添加內容等。

8、檔案因管理不善造成檔案損壞和遺失的，按有關規定，追究當事人責任。

檔案管理制度模板篇3

檔案管理制度包含哪些基本內容呢？下面我們一起來了解下：

為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。

一、檔案立卷歸檔制度

為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。

2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。

3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關規定收集。

4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。

5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。

6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。

7、電子文件實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。

8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記;把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中;辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。

10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。

11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

12、隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。

二、檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。

2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。

3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。

4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。

5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。

6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備;環境溫度選定在17℃―20℃，相對濕度選定在35%―45%。

8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。

檔案管理制度模板篇4

一、檔案建立

(一)建立健全學校各類檔案，目的主要在于為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，并確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

(二)學校建立檔案資料室，由專職(或兼職)管理，按《小學檔案資料收集范圍細目》建立檔案。

(三)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。

二、檔案立卷

(一)檔案人員應按資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。

(二)卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限;注明“短期”的一般以五年為期限;注明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。

(三)凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。

三、檔案補充

(一)教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等

材料要及時收入個人檔案。

(二)外來文件、函件由收文員(或人事秘書)統一分類編號登記，交校有關領導閱后，即立卷歸檔。

(三)校內印發的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類文件分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案轉遞

教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須安上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

五、檔案查閱

(一)校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案;未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對并簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

(二)校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可借閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。

六、檔案安全保密

(一)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

(二)檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷毀。

檔案管理制度模板篇5

一、干部人事檔案管理部門，在接到干部任免通知后，一周內應將干部人事檔案轉給新的干部主管部門。

二、轉出的干部人事檔案必須齊全完整，并按規定進行認真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

三、轉遞檔案或檔案材料必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知單”所列項目詳細登記，嚴密包封，要通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶，檔案轉出或轉入及時登記。

四、接到干部人事檔案或干部人事檔案材料的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回者，轉出單位應催問，以防丟失。如發現檔案中缺少材料，檔案整理不合格，轉遞的檔案材料手續不健全等問題，可將檔案或檔案材料退回。轉出單位應盡快補充或整理，再轉新的干部人事檔案管理部門。

五、為保證干部人事檔案隨著干部調動或職務變動而及時轉遞，干部管理部門發出的調動、任免通知必須抄給干部檔案管理部門，以便及時續填干部職務變動情況和轉遞檔案。

檔案管理制度模板篇6

第一章總則

第一條為規范企業境外檔案管理，維護國家利益和企業合法杈益，滿足境外資產監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規，制定本辦法。

第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業、控股企業、項目部、辦事機構等(以下統稱境外單位)的檔案工作。

第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發事件的原則，以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。

第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

第二章管理職責與人員

第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發展改革部門、國有資產監督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。

第七條投資主體或母公司負責本企業境外單位檔案工作監督、指導。

第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。

第九條境外檔案工作主要內容：

(一)編制檔案工作發展規劃和年度工作計劃;

(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;

(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業務交流工作;

(六)負責境外檔案移交工作。

第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，定期接受檔案業務培訓;一般選用中方員工。

第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。

第三章文件材料的形成與歸檔

第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業務工作流程，納入業務工作或項目計劃，納入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業務實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業務發生較大變化的，應當及時修訂完善。

第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時收集整理，按規定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：

(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說明。

(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。

(四)非紙質文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。

(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開發、產品及業務、會計、人事等各類文件材料，參照國內同類文件材料的歸檔時間并結合境外業務實際定期歸擋。歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內報投資主體或母公司備案。

第十七條境外單位業務信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

檔案管理制度模板篇7

一、目的

加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用范圍

1、公司內部經營形成的各種資料。

2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。

三、術語和定義

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

四、職責

1、行政部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

負責部門檔案的管理。

4、各部門負責人

1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；

2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。

5、各公司總監/副總

負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。

c)檔案資料的日常管理：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；

⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件檔案柜中。

d)檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-2000不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

e)檔案銷毀

⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。

⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理細則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

⑷公司領導的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；

⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財務檔案資料；

⒁各種實物檔案；

⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

a)公司規定的密級文件；

b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

c)合同、協議書等正本及過程資料；

d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

e)其他認為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

5、檔案交接

⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的&39;文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論在前，依據在后。

d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號

a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。